Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust.1 i ust.2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO) informujemy, iż:
1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych jest FM Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-394) przy ul. Leona Henryka Sternbacha 1
W sprawie przetwarzania danych osobowych z Administratorem można kontaktować się pisemnie na wyżej wskazany adres lub mailowo na adres: office@fmsol.
2. Cel przetwarzania danych i podstawa prawna
– dane osobowe kontrahentów, pracowników i współpracowników kontrahentów na etapie ofertowania
Celem przetwarzania danych jest odpowiedź na zapytanie ofertowe, przygotowanie oferty, która stanowi podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy na podstawie art. 6 pkt 1 lit. b) RODO.
W przypadku kontaktu z pracownikami, współpracownikami kontrahenta na podstawie art.6 pkt. 1 lit. f) RODO czyli prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest wymiana informacji, korespondencji w celu zawarcia umowy;
– dane osobowe klientów OZE
Celem i podstawą prawną przetwarzania jest odpowiedź na zapytanie ofertowe, przygotowania oferty, która stanowi podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy oraz zawarcie umowy a także jej realizacja na podstawie art. 6 pkt 1 lit. b) RODO; konieczność spełnienia obowiązków prawnych, w tym wynikających z Ustawy o rachunkowości, obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym w przypadku kontrahentów (przedsiębiorstw, wspólnot mieszkaniowych) jest przetwarzanie danych osobowych reprezentantów, pracowników, współpracowników kontrahenta w celu wymiany informacji, korespondencji przed zawarciem umowy a także kontakt z osobami wskazanymi po stronie kontrahenta odpowiedzialnymi za działania związane z prawidłową realizacją zawartej Umowy; a także prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest przekazywanie danych do wewnętrznych celów administracyjnych, marketing produktów własnych oraz ewentualne dochodzenie lub obrona roszczeń;
– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zawarcie umowy a także prawidłowa jej realizacja (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); konieczność spełnienia obowiązków prawnych, w tym wynikających z Ustawy o rachunkowości, obowiązków podatkowych, archiwizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest przetwarzanie danych pracowników, współpracowników kontrahenta w celu kontaktu z osobami wskazanymi po stronie kontrahenta odpowiedzialnymi za działania związane z prawidłową realizacją zawartej umowy, przekazywanie danych do wewnętrznych celów administracyjnych oraz ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
– dane osobowe pracowników kontrahentów przetwarzane w procesie obsługi zgłoszeń serwisowych
Celem przetwarzania danych jest konieczność obsługi zgłoszeń serwisowych oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f. RODO);
– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek archiwizacji dokumentów zawierających dane osobowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikający z odrębnych przepisów (m.in. Kodeks Pracy, Ustawa o systemie Ubezpieczeń Społecznych, Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) czyli ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
– dane osobowe kandydatów do pracy
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest realizacja procesu rekrutacyjnego czyli podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), ewentualnie realizacja przyszłych procesów rekrutacyjnych na podstawie zgody kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) zawartej w CV.
3. Odbiorcy danych osobowych
– dane osobowe kontrahentów, pracowników i współpracowników kontrahentów na etapie ofertowania
Odbiorcami danych osobowych jest podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawca oprogramowania;
– dane osobowe klientów OZE
Odbiorcami danych osobowych są współpracownicy administratora w tym doradcy handlowi, podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawcy oprogramowania, banki, podmiot, z którym administrator zawarł Porozumienie o współadministrowanie danymi osobowymi w zakresie obsługi biurowej;
– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Odbiorcami danych osobowych są dostawcy oprogramowania, podmiot, z którym Administrator zawarł Porozumienie o współadministrowanie danymi osobowymi w zakresie obsługi biurowej, a także podmiot świadczący usługi informatyczne;
– dane osobowe pracowników kontrahentów przetwarzane w procesie obsługi zgłoszeń serwisowych
Odbiorcami danych są współpracownicy administratora, podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawca oprogramowania;
– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Odbiorcami danych osobowych są dostawcy oprogramowania, podmiot, z którym Administrator zawarł Porozumienie o współadministrowanie danymi osobowymi w zakresie obsługi biurowej, podmiot świadczący usługi informatyczne;
– dane osobowe kandydatów do pracy
Odbiorcą danych przekazanych drogą elektroniczną jest podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawca oprogramowania.
4. Okres przechowywania danych osobowych
– dane osobowe kontrahentów, pracowników i współpracowników kontrahentów na etapie ofertowania
W przypadku zawarcia umowy dane przechowywane są przez czas trwania umowy oraz okres konieczny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminu przedawnienia.
W pozostałych celach opartych na uzasadnionym interesie Administratora dane są przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu.
W przypadku braku zawarcia umowy 1 rok od ostatniego kontaktu z potencjalnym kontrahentem;
– dane osobowe klientów OZE
W przypadku zawarcia umowy dane przechowywane są przez okres obsługi umowy, serwisu;
W przypadku roszczeń do czasu upływu terminu przedawnienia; w przypadku braku zawarcia umowy dane przechowywane są przez rok od ostatniego kontaktu z potencjalnym klientem/kontrahentem; w niektórych celach opartych na prawnie uzasadnionym interesie administratora do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu; w przypadku danych rozliczeniowych przez okres wymagany ustawowo na mocy odrębnych przepisów, w tym w szczególności dotyczących przechowywania dokumentów księgowych i wypełniania zobowiązań podatkowych (tj. przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy);
– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Dane zawarte w umowie przechowywane są przez czas trwania umowy oraz okres konieczny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminu przedawnienia.
W pozostałych celach opartych na uzasadnionym interesie Administratora dane są przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu.
Dane rozliczeniowe przez okres wymagany ustawowo na mocy odrębnych przepisów, w tym w szczególności podatkowych, rachunkowych (przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy);
– dane osobowe pracowników kontrahentów przetwarzane w procesie obsługi zgłoszeń serwisowych
Dane osobowe są przechowywane przez cały czas dostępu do programu obsługującego zgłoszenia oraz przez czas konieczny do dochodzenia lub obrony roszczeń do momentu ich przedawnienia;
– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Zgodnie z okresami wynikającymi z odrębnych przepisów (m.in. Kodeks Pracy, Ustawa o systemie Ubezpieczeń Społecznych, Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych) dane znajdujące się w aktach osobowych dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek prawny a dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 roku: 50 lat, chyba że pracodawca skorzysta z opcji skrócenia czasu przechowywania wówczas 10 lat+1. W przypadku dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminu przedawnienia.
– dane osobowe kandydatów do pracy
Dane są przechowywane przez okres trwania rekrutacji. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych przez okres 12 miesięcy.
5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany celem podejmowania decyzji, w tym profilowania.
6. Przysługujące prawa
Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia danych (jeśli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a Administrator nie ma podstaw do ich przetwarzania) lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania z prawem przed jej wycofaniem.
Osobie, której dane dotyczą przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa gdy osoba ta uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku;
7. Podanie danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą
– dane osobowe kontrahentów, pracowników i współpracowników kontrahentów na etapie ofertowania
Podanie danych osobowych jest dobrowolne aczkolwiek brak ich podania może skutkować brakiem możliwości złożenia oferty;
– dane osobowe klientów OZE
Podanie danych osobowych bezpośrednio przez osobę, której dane dotyczą jest dobrowolne, aczkolwiek brak ich podania będzie skutkował brakiem możliwości kontaktu, odpowiedzi na zapytanie ofertowe i w rezultacie podpisania umowy;
– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Podanie danych osobowych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne. W pozostałych przypadkach jest dobrowolne, aczkolwiek brak ich podania może uniemożliwić kontakt z daną osobą, przekazanie informacji jak również rozpoczęcie działań zmierzających do zawarcia umowy oraz jej zawarcie i prawidłową realizację;
– dane osobowe pracowników kontrahentów przetwarzane w procesie obsługi zgłoszeń serwisowych
Podanie danych osobowych bezpośrednio przez osobę, której dane dotyczą jest dobrowolne, aczkolwiek brak ich podania będzie skutkował brakiem możliwości obsługi zgłoszenia serwisowego;
– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Podanie danych osobowych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne;
– dane osobowe kandydatów do pracy
Podanie danych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne, aby móc wziąć udział w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
8. Źródło pochodzenia danych/kategoria przetwarzanych danych
– dane osobowe kontrahentów, pracowników i współpracowników kontrahentów na etapie ofertowania
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez współpracujących kontrahentów
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą;
– dane osobowe klientów OZE
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez potencjalnego kontrahenta lub kontrahenta, potencjalnego klienta lub klienta lub przez osoby współpracujące z administratorem w tym doradców handlowych ewentualnie przez podmioty świadczące usługi pośrednictwa;
– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez kontrahenta w celu realizacji zawartej Umowy lub w przypadku reprezentantów kontrahenta zostały pozyskane z publicznych rejestrów przedsiębiorców.
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą;
– dane osobowe kandydatów do pracy
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez podmiot zajmujący się rekrutacją.
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą.